Beste HRIS voor Belgische kmo's (2026): 13 systemen vergeleken per bedrijfsgrootte

In één zin: de beste HRIS voor een Belgische kmo is het systeem dat data aanlevert aan het sociaal secretariaat dat je loon al berekent, want volgens de Unie van erkende Sociale Secretariaten (USS) werken 202.897 werkgevers in de privésector (87%) al met een erkend sociaal secretariaat vóór ze aan HR-software denken.

Snel naar je bedrijfsgrootte: 10-50 medewerkers (Exact Officient, Peepel, Shiftbase, Shyfter) · 50-200 medewerkers (Exact Officient, Factorial, Peepel, Personio, Shapes) · 200-500 medewerkers (AFAS België, Deel, HiBob, BambooHR, Peepel, Personio).

De meeste HRIS-vergelijkingen zijn opgebouwd rond functies. Heeft het prestatiebeoordelingen? Tijdregistratie? E-handtekeningen? Het antwoord is bijna altijd ja, want de grote platformen zijn naar dezelfde featureset toegegroeid.

Voor een Belgische kmo beslist die lijst zelden. Er zit een laag onder die het wel doet, en die in vrijwel geen enkele internationale vergelijking voorkomt: de loonketen.

Waarom een HRIS-keuze in België een andere vraag is

Een HRIS in België staat nooit alleen. Onder elk personeelsdossier zit een keten die juridisch afdwingbaar is en die niet van jouw software afhangt.

Een indiensttreding betekent een Dimona-aangifte bij de RSZ, ten laatste op het moment dat de medewerker begint te werken. Een arbeidsovereenkomst binnen het juiste paritair comité, met de loonschalen en baremaverhogingen van dat PC. Aansluiting bij het sociaal secretariaat dat de loonmotor draait. De juiste extralegale voordelen: maaltijdcheques, ecocheques, fietsvergoeding. Daarna maandelijks prestaties, afwezigheden en wijzigingen die tijdig en foutloos bij dat secretariaat moeten belanden.

De sanctie op de eerste stap is concreet. Bij een ontbrekende Dimona rekent de RSZ in 2026 een solidariteitsbijdrage van €3.674,09 per werknemer aan: drie keer de basisbijdragen op het gewaarborgd gemiddeld minimummaandinkomen, met een geïndexeerde ondergrens die voor 2026 op dat bedrag uitkomt. Die bijdrage wordt verminderd met de bijdragen die je voor de aangegeven prestaties van die werknemer al betaalde, dus in de praktijk is het een bovengrens (RSZ, administratieve instructies 2026/3).

Daarbovenop staat een geldboete van sanctieniveau 4. De boetes in het Sociaal Strafwetboek stegen vanaf 1 februari 2026 met ongeveer 25% (opdeciemen van 70 naar 90); sinds 1 september 2026 zitten diezelfde bedragen in een herrekende basis met een andere factor. Niveau 4 komt uit op €3.000 tot €35.000 administratief en €6.000 tot €70.000 strafrechtelijk (FOD WASO). Voor de inbreuken waar het Sociaal Strafwetboek dat uitdrukkelijk bepaalt, waaronder de ontbrekende Dimona, wordt die boete vermenigvuldigd met het aantal betrokken werknemers, met een plafond van honderd keer het maximum (art. 103 Sociaal Strafwetboek).

Een HRIS die de personeelsdata perfect centraliseert en die keten niet raakt, laat het werk staan op de plek waar het pijn doet: bij de persoon die alles een tweede keer intypt in het systeem van het sociaal secretariaat.

Belangrijkste inzicht: de beslissende vraag bij een HRIS in België gaat over de koppeling met het sociaal secretariaat dat je loon al berekent, en over wie de Dimona doet. Features komen daarna.

Het cijfer dat je keuze bepaalt

Volgens de USS werken 202.897 werkgevers in de privésector, 87%, met een erkend sociaal secretariaat, en laten 2.890.054 werknemers (74%) hun loon zo berekenen. De USS telt 25 leden van de 26 erkende secretariaten. Het VBO noemt op zijn sectorfederatiepagina 90%; beide cijfers zijn ongedateerd, dus we gebruiken hier het cijfer dat de sector zelf publiceert.

Er is een tweede cijfer dat de markt scherper beschrijft. Uit de Acerta KMO-werkbarometer van 23 januari 2024 (vierde editie, n=488 werkgevers met 5 tot 100 medewerkers) blijkt dat 80% van de kmo's de payroll-tool gebruikt die het eigen sociaal secretariaat ter beschikking stelt, en dat 16% de loonadministratie nog via e-mail of papier verwerkt. De zachtere HR-processen (feedback, opleiding, evaluatie, welzijn) halen een digitaliseringsscore van 20 tot 25%.

Praktisch gevolg: je concurrent bij de aankoop van een HRIS is meestal niet een ander HR-platform. Het is het portaal dat je al bij je loondienstverlening krijgt. Dat portaal is sterk op alles wat de RSZ raakt en zwak op alles daarbuiten.

De vraag "welke HRIS is het beste" heeft in dit taalgebied dus drie delen: welke bedrijfsgrootte, welk sociaal secretariaat, en hoeveel werk blijft er liggen.

Belangrijkste inzicht: 87% van de Belgische werkgevers in de privésector heeft een erkend sociaal secretariaat en 80% van de kmo's gebruikt de payroll-tool van dat secretariaat. Je HRIS-keuze is een keuze over wat je bovenop die loonmotor zet.

Hoe we vergeleken hebben

Wat we per systeem gecontroleerd hebben: hoofdzetel, doelgroep in FTE zoals de leverancier die zelf omschrijft, publiek gepubliceerde prijs, koppeling met Belgische sociale secretariaten en of die door de leverancier zelf gebouwd is, Dimona-functionaliteit, wat de AI concreet doet, en de gepubliceerde status van ISO 27001 en datahosting.

Het criterium dat de meeste vergelijkingen overslaan: hoeveel werk blijft er liggen. Twee systemen met dezelfde featurelijst kunnen een compleet verschillende hoeveelheid handwerk overlaten. Daarom staat in de tabel per systeem het uitvoeringsniveau: organiseert de software het werk (niveau 2 of 3) of voert ze het uit (niveau 4)?

Prijzen. We nemen alleen bedragen op die de leverancier publiek publiceert, met de bron erbij. Staat er geen prijs op de site, dan staat hier "niet publiek". Dat zegt iets over het verkoopmodel. Bedragen in USD staan in USD wanneer de leverancier geen europrijs publiceert.

Ordening. Binnen elk segment staan de systemen alfabetisch. Een rangschikking van 1 tot 13 suggereert een precisie die niemand kan onderbouwen, want het antwoord verschilt per secretariaat en per bedrijfsgrootte. Per segment staat wel expliciet wie waarvoor de sterkste keuze is.

Wat we niet gerangschikt hebben. De sociale secretariaten zelf (SD Worx, Acerta, Liantis, Securex, Partena, Group S, Attentia) bieden eigen HR-platformen aan. Die horen in een andere categorie, want je koopt ze samen met je loonverwerking. Ze staan verderop in een eigen sectie, net als de planning- en tijdregistratietools.

Volledige openheid: Peepel maakt HR-software en staat in deze vergelijking. Daarom staan alle prijzen en bronnen erbij, kun je elke claim natrekken, en zeggen we per segment ook waar Peepel de zwakkere keuze is.

De vergelijkingstabel

Prijzen zoals de leveranciers ze publiek publiceerden, laatst gecontroleerd op 9 september 2026. Alle bedragen komen van de leverancier zelf; staat er "niet publiek", dan publiceert de leverancier geen tarief. Bedragen in dollar staan in dollar wanneer de leverancier geen europrijs publiceert.

De kolom die het meest zegt

Zet de dertien systemen naast elkaar op één vraag, en de markt valt netjes in twee helften uiteen.

Geen enkele internationale HRIS in deze vergelijking heeft een native, door de leverancier zelf gebouwde koppeling met een Belgisch sociaal secretariaat. Personio, Factorial, HiBob en Shapes lopen via middleware, of via een connector die het secretariaat zelf bouwde. Op de marketplace van Personio en de integratiepagina's van Factorial, HiBob en Shapes komt geen enkel Belgisch secretariaat voor. Personio's eigen support schreef in april 2023 dat een integratie met SD Worx-payroll "not yet possible" is; tegelijk publiceert Personio wel een klantverhaal over een klant die Personio aan SD Worx eBlox koppelde. De houdbare formulering is dus dat de koppeling bestaat en dat iemand anders ze bouwt en onderhoudt.

De systemen die hun Belgische koppelingen wel bij naam noemen, zijn zonder uitzondering hier gebouwd of hier gegroeid: AFAS België, Exact Officient, Protime, Strobbo, Shyfter en Peepel. Shiftbase is het buitenbeentje: het noemt SD Worx en verder geen enkel Belgisch secretariaat. Peepel noemt zijn koppelingen ook bij naam, inclusief wat er per secretariaat wel en niet doorstroomt.

Het tweede onderscheid is Dimona. Dimona zit in dit overzicht alleen in Belgische systemen, en dan vooral in de planning-gerichte tools (Strobbo, Shyfter) en in Peepel. Peepel verstuurt de Dimona IN en OUT zelf en volgt het RSZ-antwoord op voor klanten bij Attentia, Besox en Daenens; bij Securex dient Securex in op basis van de indiensttreding uit Peepel, bij de andere secretariaten loopt de Dimona via het secretariaat. Exact Officient documenteert geen Dimona-functionaliteit; de eigen FAQ legt Dimona uit als een verplichting van de werkgever. Personio, Factorial, HiBob, Shapes en Deel documenteren het niet.

Het derde onderscheid is de sectorale cao. Geen enkele onderzochte leverancier documenteert paritair-comité-logica als productfunctie. Loonschalen en baremaverhogingen blijven bij het sociaal secretariaat. Elke leverancier die het tegendeel suggereert, moet dat kunnen aantonen op jouw PC-nummer.

Belangrijkste inzicht: vraag elke leverancier in het eerste gesprek om de naam van jouw sociaal secretariaat, de naam van het systeem waarmee gekoppeld wordt (eBlox, ExpertSalary, Hora, Dots, Acerta Connect), en of die koppeling door de leverancier zelf of door een derde partij gebouwd is. "Wij koppelen met de meeste providers" is geen antwoord dat je kunt controleren.

10-50 medewerkers: prijs beslist en er is geen HR-manager

In dit segment doet de zaakvoerder, de office manager of de boekhouder de HR erbij. Er is geen budget voor een implementatietraject en geen tijd voor een systeem dat eerst geconfigureerd moet worden. Het sociaal secretariaat is er al, en het portaal van dat secretariaat werkt.

Wat je hier echt nodig hebt: één plek voor personeelsdossiers en documenten, verlof dat zichzelf bijhoudt, contracten digitaal ondertekend, en de gegevens van een nieuwe medewerker slechts één keer intypen.

Alfabetisch:

Exact Officient — €7,90 per medewerker per maand, exclusief btw, met een minimum van 5 medewerkers, zoals gepubliceerd op de Nederlandse prijspagina van Exact. De Belgische pagina publiceert dat tarief niet en toont een calculator die voor 30 medewerkers €237 per maand geeft, met daarnaast de vermelding dat een licentie start aan €208,5 per maand. Die twee bedragen sluiten niet op elkaar aan en Exact legt het verschil niet uit, dus laat je eigen aantal bevestigen. Officient is in België gebouwd en de marketplace noemt de secretariaten bij naam, wat in dit segment ongewoon transparant is. Twee dingen om mee te rekenen: digitaal ondertekenen loopt via itsme-creditbundels van 30 credits (€180) tot 500 credits (€2.200), waarbij één credit gelijkstaat aan één handtekening, en Officient staat niet in de ISO 27001-scope die Exact publiceert.

Peepel — €9,50 per medewerker per maand, exclusief btw, alle modules inbegrepen, geen setupkosten (prijzen). Iets duurder per medewerker dan Exact Officient, en het verschil zit in wat er na het invoeren gebeurt: Peepel levert de payroll-input (prestaties, afwezigheden, contract- en loonwijzigingen) aan je sociaal secretariaat, maakt de documenten op en verstuurt bij Attentia, Besox en Daenens zelf de Dimona. De loonberekening blijft bij het secretariaat. Wat overblijft is goedkeuren.

Dat is in dit segment het punt dat het meest uitmaakt. Een kmo van 30 man heeft zelden iemand met "loonadministratie" in de functietitel. Peepel is gebouwd voor bedrijven van 50 tot 500+ medewerkers; in dit segment is het vooral de keuze als je naar die schaal groeit en die rol niet wil creëren. De andere systemen in dit segment tonen je overzichtelijk welk werk er nog te doen is.

Shiftbase — Werkt met publieke prijzen: een basisbedrag per plan plus een tarief per extra medewerker. Reken bij je teamgrootte dus het basisbedrag mee. Transparant geprijsd en een van de goedkoopste pakketten in dit overzicht. Voor een Belgische kmo valt het af: SD Worx is het enige Belgische secretariaat in de koppelingslijst, er is geen Dimona, en de cao-content op de site is Nederlands arbeidsrecht.

Shyfter — Vier tiers: €39, €59, €89 en €129 per maand, met 15% korting bij jaarbetaling. Shyfter publiceert geen prijseenheid en geen gebruikerslimiet, dus vraag expliciet of dat bedrag voor je hele team geldt. Er zijn twee optionele Dimona-boosters (prijs niet publiek) en een lijst benoemde loonpartners. Het is een planningstool met HR-functies erbij, dus voor een bureau-organisatie is het het verkeerde vertrekpunt.

Beste keuze in dit segment: Peepel wanneer je snel naar 50 medewerkers of meer groeit en wil vermijden dat er iemand op loonadministratie moet komen zitten, want Peepel levert de payroll-input aan je secretariaat in plaats van je het werk alleen te tonen. Exact Officient wanneer je vooral Belgische documentadministratie wil centraliseren, transparant geprijsd, en het werk zelf houdt. Shyfter wanneer je in horeca of retail zit en planning het eigenlijke probleem is.

50-200 medewerkers: hier begint het echte werk

Dit is het segment waar HR kantelt van een taak naar een functie. Er is een HR-verantwoordelijke, soms een team van twee. Er zijn meerdere paritaire comités, misschien een vestiging over de grens, en er wordt genoeg aangeworven en gewijzigd dat elke handmatige stap zich vermenigvuldigt.

Wat je hier echt nodig hebt: één bron van waarheid voor personeelsdata, verlof en prestaties die rechtstreeks naar de loonketen gaan, contracten uit een template, en een maandafsluiting waarvoor je enkel je goedkeuring hoeft te geven.

Alfabetisch:

Exact Officient — Sterk op documentbeheer, workflows, reminders en digitaal ondertekenen. Exact nam Officient over op 24 september 2020; Officient had toen meer dan 4.000 klanten die samen HR-diensten leverden aan meer dan 35.000 medewerkers. Beperking voor dit segment: het systeem organiseert het proces goed en de uitvoering blijft bij jou. Dimona blijft handwerk; Officient definieert de term in zijn FAQ en claimt er geen functionaliteit voor.

Factorial — Brede HR-suite. Startprijs $8 per gebruiker per maand in dollar; voor België publiceert Factorial geen europrijs. De meeste modules (verlof, tijdregistratie, performance, recruitment) koop je apart, zonder publieke moduleprijzen. Factorial haalde in juni 2026 $150M op bij een waardering van $2,5 miljard en telt naar eigen zeggen 16.000+ bedrijven in 90+ landen. De AI-agent "One" gaat verder dan antwoorden geven: Factorial beschrijft hem als "executing tasks on their behalf". Belgische loonkoppeling is er niet; die loopt via middleware. Relevant wanneer je ook in Spanje of Portugal zit. Zie Peepel vs Factorial.

Peepel — Verlof, contracten, documenten, performance, recruiting en de payroll-input als één orchestratie, met een goedkeuringsstap waar beleid dat vereist. Peepel levert de payroll-input (prestaties, afwezigheden, contract- en loonwijzigingen) aan je sociaal secretariaat; de loonberekening blijft bij het secretariaat. Automatische doorstroom met Attentia, Besox, Daenens, Securex en Liantis, import met SD Worx en Acerta, en nog geen koppeling met Partena, Group S of UCM. Peepel is binnen één dag operationeel; de overstap naar Peepel gaat live met een harde cutoff op de eerste van een loonmaand, zonder parallelle loonrun.

Personio — Brede en volwassen suite met 16.000 klanten en meer dan 1,5 miljoen medewerkers in Europa (Personio, april 2026), een echte ATS, workflows en e-signing. Personio publiceert geen tarieven op de eigen site en werkt met een minimumlooptijd van 12 maanden plus een eenmalige setup fee die van de bedrijfsgrootte afhangt. De Personio Assistant beantwoordt vragen over je HR-data en bouwt visualisaties; hij voert geen transacties uit. Dat is de stand in september 2026, en het kan schuiven: Personio nam in april 2026 aurio over voor AI-recruiting. Voor een Belgische kmo is de beperking dat de Belgische loonlaag geen onderdeel van het product is. Zie Peepel vs Personio.

Shapes — Architecturaal het meest vergelijkbaar met Peepel: AI-native van de start, modulair, en met een publieke prijs (€8 of €12 per seat per maand, jaarlijks gefactureerd, met een minimumabonnement) die in deze markt zeldzaam is. Surveys, performance en compensation zijn per seat bij te kopen, dus €8 is niet het all-in bedrag. Het onderscheid zit in de markt: geen Belgische loonkoppeling, geen Dimona, en de ISO 27001- en SOC 2-status staan als badge in de footer zonder certificaatnummer, scope of trustpagina. Sterk buiten België. Zie Peepel vs Shapes.

Beste keuze in dit segment: Peepel wanneer de administratieve keten je knelpunt is en je in België zit. Personio wanneer je een brede suite met een grote installed base wil en de loonkoppeling apart regelt. Factorial wanneer je vestigingen in Zuid-Europa hebt en één systeem over die landen wil leggen.

200-500 medewerkers: suite-logica en implementatietrajecten

Boven de 200 medewerkers verandert de aankoop. Er is een IT-afdeling met een mening, er is een security review, er is een bestaand ERP, en de vraag verschuift van welke HRIS je kiest naar in welke architectuur HR een laag is.

Wat je hier echt nodig hebt: meerdere paritaire comités correct in één systeem, SSO en gedegen rechtenbeheer, een auditspoor, en een antwoord op de vraag wie de honderden HR-vragen per maand afhandelt.

Alfabetisch:

AFAS België — Richt zich op organisaties van een honderdtal medewerkers tot corporates met duizenden. Het sterkste dossier op Belgische loonkoppelingen van alle systemen hier, met zes standaard interfaces en de systeemnamen publiek: Acerta, Group S, eBlox (SD Worx), ExpertSalary (Partena), Hora (Liantis) en Dots (Attentia), en met de vermelding dat AFAS ook met andere secretariaten koppelt. Twee dingen om te wegen: AFAS beschrijft het mechanisme als periodieke elektronische bestandsuitwisseling en vermeldt nergens API's of real-time uitwisseling, en de prijs staat niet publiek en loopt via gecertificeerde implementatiepartners met een traject van maanden.

Deel — Laat de prijs van HR Core en de hogere plannen in een offerte bevestigen. Deel lost een specifiek en echt moeilijk probleem op: mensen aanwerven en betalen in landen waar je geen entiteit hebt (EOR $599 per medewerker per maand). Deel heeft ook de meest expliciete agent-roadmap van deze set en verkoopt AI-agents als betaalde add-on op basis van gebruik en scope. Voor een overwegend Belgisch personeelsbestand is het het verkeerde instrument, want de Belgische loonketen loopt langs Deel heen. Zie Peepel vs Deel.

HiBob — Een van de meest gepolijste HRIS-ervaringen op de markt, sterk op engagement en cultuur, met ISO 27001:2022 en ISO 27018:2019, en EU-hosting op AWS Ierland met Frankfurt als backup. HiBob publiceert geen prijs en heeft geen Belgische loonkoppeling. Wel het meest interessante voor dit segment: HiBob communiceert over een MCP-server waarmee externe AI-clients zowel data kunnen opvragen als acties kunnen uitvoeren, zoals verlof beheren. Dat maakt HiBob op dit ene punt het meest agentic van de internationale suites. Peepel heeft ook een eigen MCP-server, waarmee AI-clients onder meer personeelsdata, verlof, prestaties en recruiting opvragen en acties uitvoeren, zoals verlof boeken en goedkeuren. Zie Peepel vs HiBob.

BambooHR — Het bekendste Amerikaanse HR-merk in deze lijst, met een volwassen ATS en een grote integratiemarkt, maar zonder lokale loonkoppeling voor België: de eigen payroll geldt enkel voor Amerikaanse werknemers en de lokale integraties beperken zich tot het VK, Australië en Nieuw-Zeeland. Lijstprijs Core $10, Pro $17 en Elite $25 per medewerker per maand, met een vast tarief vanaf $250 onder 25 medewerkers. Zie Peepel vs BambooHR.

Peepel — Bij 200 tot 500 medewerkers vermenigvuldigen HR-vragen zich, en elke vraag komt bij dezelfde twee mensen terecht. Peepel is gebouwd om die vragen en de administratie erachter zelf af te handelen, met een goedkeuringsstap waar beleid dat vereist. De eerlijke keerzijde: een organisatie van 400 mensen met vijf paritaire comités, een bestaand ERP en een security review van zes weken koopt zelden bij een platform dat recent is opgericht. Vraag naar referenties op jouw schaal en naar wat er concreet gekoppeld is met jouw ERP.

Personio — In dit segment vaak de veilige keuze op inkoopcriteria: grote installed base, ISO 27001:2022, een volwassen partnernetwerk. Reken op een setup fee en een jaarcontract, en op een aparte oplossing voor de Belgische loonketen.

Beste keuze in dit segment: AFAS wanneer Belgische loonkoppelingen en cao-complexiteit beslissend zijn en je één ERP wil. Peepel wanneer je wil dat HR-werk daadwerkelijk uitgevoerd wordt, met automatische doorstroom naar Attentia, Besox, Daenens, Securex of Liantis en zonder dat je HR-team meegroeit met de headcount. Personio blijft sterker wanneer een grote installed base en een uitgebouwd partnernetwerk zwaarder wegen dan uitvoering.

Je hebt al een sociaal secretariaat: wat kun je daarmee?

Dit is de sectie die in geen enkele internationale vergelijking staat, en voor bijna 9 op de 10 Belgische werkgevers is het het startpunt.

De grote Belgische sociale secretariaten bieden allemaal een eigen digitaal platform aan naast de loonverwerking: Acerta Connect, My Liantis, Partena ProSalary en ExpertSalary, SD Worx eBlox en Alicia, Group S, Attentia Dots. Die tools staan hier niet in de ranglijst, om een eerlijke reden: je koopt ze niet als losse HRIS, je krijgt ze bij je loondienstverlening.

Wat ze goed doen. Ze zitten aan de bron van de loonmotor. Dimona, DmfA, bedrijfsvoorheffing en de PC-parameters kloppen, want dat is hun vak. Voor de puur administratieve kant is dat een voordeel dat geen enkele softwareleverancier kan namaken.

Waar ze meestal stoppen. Het brede HR-proces rond die administratie: takenlijsten over afdelingen heen, IT-accounts en materiaal, buddy-toewijzing, opvolging na 30 en 90 dagen, performance reviews, surveys, en de vragen van medewerkers. Precies de zachte processen die volgens Acerta slechts 20 tot 25% gedigitaliseerd zijn. En de featuredetails zijn publiek nauwelijks te controleren; je komt er pas achter in een demo.

De systeemnamen die je nodig hebt. Wanneer je een HRIS naast je secretariaat zet, is dit de vocabulaire waarmee de koppeling wordt gebouwd: eBlox (SD Worx), ExpertSalary (Partena Professional), Hora (Liantis), Dots (Attentia), Acerta Connect, Group S. Noem die namen in je gesprek met een leverancier. Het onderscheidt wie echt gekoppeld is van wie het van plan is.

Belangrijkste inzicht: in België vervangt een HRIS het sociaal secretariaat niet. Het secretariaat draait de loonmotor; je HRIS levert de prestaties en de personeelsgegevens aan. Een connector voedt die input, hij neemt de berekening niet over.

Ploegenwerk en frontline: een andere koper

Werk je met ploegen, flexi-jobs, studenten en een hoog verloop, dan valt je HR-vraag samen met personeelsplanning en tijdregistratie. Dat is een andere aankoop met andere systemen, en opvallend genoeg zijn dit de tools die Dimona wél in het product hebben.

Protime — Belgisch, Mechelen, opgericht in 1995 en sinds 2011 onderdeel van de SD Worx-groep. Sterkste punt: zeven loonpartners staan bij naam, en voor SD Worx, preferred partner, is de koppeling "input and output" inbegrepen. Geen publieke prijs, geen AI-functionaliteit gedocumenteerd, en de functionaliteit is gericht op tijdregistratie.

Shyfter — Belgische scale-up met vier publieke tiers (€39, €59, €89 en €129 per maand, 15% korting bij jaarbetaling), benoemde loonpartners en twee optionele Dimona-boosters. Shyfter publiceert geen prijseenheid, dus vraag na of dat bedrag per team of per gebruiker geldt. Sterk in horeca en retail.

Strobbo — Belgisch, Lommel, op 6 augustus 2018 overgenomen door Protime en dus ook SD Worx-groep. Automatische Dimona's en digitale contracten vanaf het Flexi-plan. De loonverwerkingspagina noemt acht secretariaten, de integratiepagina ruim dertig. Prijs loopt via een calculator zonder publieke bedragen, met één uitzondering: sms-integratie aan €0,10 per bericht.

Deze drie horen niet in dezelfde ranglijst als een HRIS. Ze lossen een ander probleem op voor een andere koper. Let bij twee van de drie wel op de eigendomsstructuur: Protime en Strobbo zitten in de SD Worx-groep, wat relevant is als je secretariaatneutraliteit belangrijk vindt.

Waarom twee HRIS'en met dezelfde features anders werken

Systemen met een vergelijkbare featurelijst kunnen totaal verschillend aanvoelen in gebruik. Het verschil zit in wat de software met een taak doet.

De 4 niveaus van HR-software:

De rode draad loopt van werk organiseren (niveau 1 tot 3) naar werk weghalen (niveau 4).

Het onderscheid dat telt is augmentation versus execution. Bij augmentation helpt AI je bij een taak die je zelf blijft doen: een chatbot, een copilot, een tekstgenerator. Jij bent de uitvoerder. Bij execution doet de software de taak en keur jij goed waar het uitmaakt. De software is de uitvoerder, jij bent de supervisor.

Toegepast op een Belgische loonmaand. Een System of Record laat zien dat er drie verlofdagen en één loonwijziging zijn. Een System of Workflow stuurt de goedkeuring naar de juiste manager en herinnert eraan. Een System of Execution verwerkt de goedgekeurde dagen, stuurt de wijziging door naar het sociaal secretariaat, doet de Dimona voor de nieuwe medewerker, stelt het addendum op en legt enkel de uitzonderingen bij jou ter goedkeuring.

De meeste systemen in deze vergelijking staan op niveau 2 of 3. Dat is een positie op dezelfde ladder met een andere belofte aan de koper. Meer daarover in Wat is agentic HR? en Agentic HR vs. traditioneel HRIS.

Hoe Peepel het aanpakt

Peepel is gebouwd als system of execution (niveau 4). Je geeft een instructie in natuurlijke taal en het platform draait de workflow end-to-end, met een goedkeuringsstap waar beleid dat vereist.

Concreet voor een Belgische kmo: personeelsdirectory, verlof, contracten met e-signing, documenten, performance reviews, surveys en recruiting in één platform. Peepel levert de payroll-input (prestaties, afwezigheden, contract- en loonwijzigingen) aan je sociaal secretariaat; de loonberekening blijft bij het secretariaat. Via de eigen MCP-server kunnen externe AI-clients data opvragen en acties uitvoeren. Prijs is €9,50 per medewerker per maand, exclusief btw, alle modules inbegrepen, geen setupkosten. ISO 27001 gecertificeerd, GDPR-conform, data in de EU. Peepel is binnen één dag operationeel; de overstap gaat live met een harde cutoff op de eerste van een loonmaand, zonder parallelle loonrun. Bekijk hoe een week met Peepel eruitziet.

Waar Peepel de zwakkere keuze is, staat hierboven per segment. Boven de 200 medewerkers met een bestaand ERP en een lange security review is AFAS het veiligere dossier. Bij een strak budget onder de 15 medewerkers is Shiftbase goedkoper. Buiten België is Shapes of Personio het logischere vertrekpunt.

De vier vragen die je moet stellen voor je tekent

1. Is dit systeem ontworpen om het werk te doen, of om mij te helpen het werk te doen? Vraag een demo van één specifieke workflow: een indiensttreding, een loonwijziging, een contractaanpassing. Tel hoeveel menselijke stappen er overblijven. Het antwoord vertelt je welk model je koopt.

2. Hoe verbindt dit met mijn sociaal secretariaat? Noem je eigen secretariaat en vraag de naam van het systeem waarmee gekoppeld wordt. Vraag of de leverancier die koppeling zelf gebouwd heeft, of er een derde partij tussen zit, en wie de kost van die middleware draagt.

3. Wie doet de Dimona? Als het antwoord "dat doet je secretariaat" of "dat doe je zelf in het portaal" is, dan is dat een correct antwoord, en dan weet je dat die stap handwerk blijft. Reken erop bij de businesscase.

4. Wat zijn de totale kosten bij ons werkelijk personeelsbestand? Prijs per medewerker per maand inclusief alle modules die je van plan bent te gebruiken, plus de eenmalige implementatiekost, plus wat een extra module later kost, plus creditbundels voor e-signing. Van de dertien systemen hier publiceren er acht een concreet bedrag, en de rest kalibreert op je bedrijfsgrootte.

Wat verandert er in 2026

Prijstransparantie blijft de uitzondering. Van de dertien systemen hier publiceren BambooHR, Deel, Exact Officient, Factorial, Peepel, Shapes, Shiftbase en Shyfter een concreet bedrag; AFAS, HiBob, Personio, Protime en Strobbo kalibreren op je bedrijfsgrootte. En een publiek bedrag is niet hetzelfde als een volledig bedrag: Shapes rekent surveys en performance apart, Factorial de meeste modules, Exact Officient de itsme-credits, Shiftbase een basisbedrag bovenop het tarief per medewerker.

De consolidatie zit in de Belgische hoek. Officient is sinds 24 september 2020 onderdeel van Exact, Protime sinds 2011 van SD Worx, Strobbo sinds augustus 2018 van Protime. Drie van de vijf Belgische spelers in dit overzicht zijn dus onderdeel van een grotere groep, en bij twee is die groep een sociaal secretariaat. Lijstjes die deze systemen nog als onafhankelijke aanbieders beschrijven, lopen achter.

De agentic laag is de echte scheidslijn. De featurelijsten zijn naar elkaar toegegroeid; elk systeem heeft dossiers, verlof, e-signing en workflows. Het onderscheid verschuift naar de vraag of de software de taak uitvoert of alleen organiseert. Deel verkoopt zijn agents inmiddels als betaalde add-on op gebruik, Factorial beschrijft One als een agent die taken uitvoert, HiBob laat via MCP externe clients acties uitvoeren, en Personio brengt met aurio agentic recruiting binnen. De beweging is dus algemeen; de vraag per leverancier is hoeveel van het werk er daadwerkelijk verdwijnt.

De kmo-vraag stijgt licht. Uit de Acerta KMO Werkbarometer van mei 2026 (n=308 kmo's van 5 tot 100 medewerkers, met ETION en VKW Limburg) blijkt dat net geen 23% plant te investeren in digitalisering of automatisering van HR-processen, en dat 55,6% verwacht dat AI vooral de werking efficiënter zal maken. In dezelfde editie wil 52,5% aanwerven, het hoogste cijfer sinds de barometer in 2021 startte.

Op welk niveau staat jouw HR?

Vier vragen. De eerste waarop je "ja" antwoordt, is je niveau.

1. Staan personeelsdossiers en verlofsaldo's verspreid over Excel, mail en mappen? Dan zit je op niveau 1.
2. Heb je één systeem met alle data, maar voer je elke taak nog zelf uit? Dan zit je op niveau 2.
3. Lopen goedkeuringen en herinneringen automatisch, maar klik je nog elke stap door? Dan zit je op niveau 3.
4. Geef je een instructie en is het werk gedaan, met enkel de uitzonderingen ter goedkeuring? Dan zit je op niveau 4.

Volgende stap

Wil je zien hoe dit bij jou zou draaien: neem één loonmaand en één indiensttreding, en we lopen ze end-to-end door op je eigen situatie, inclusief je sociaal secretariaat.

Verder lezen: Beste onboardingsoftware voor Belgische en Nederlandse kmo's · AI HR-software voor Europese kmo's · Peepel vs Personio · Loonverwerking automatiseren · HR-systeem migratie · De evolutie van HR-software

Bronnen

• Unie van erkende Sociale Secretariaten (USS): 202.897 werkgevers (87%) in de privésector werken met een erkend sociaal secretariaat; 2.890.054 werknemers (74%) laten hun loon zo berekenen (cijfers ongedateerd). uss.be
• VBO-FEB, sectorfederatiepagina USS: "Al jaren doet 90% van de werkgevers in de privésector een beroep op een sociaal secretariaat"; de USS telt 25 leden van de 26 erkende secretariaten (ongedateerd). vbo-feb.be
• Acerta, KMO-werkbarometer 4e editie, 23 januari 2024 (n=488 kmo's van 5 tot 100 medewerkers, met Etion en VKW Limburg): 80% gebruikt de payrolltool van het eigen sociaal secretariaat, 16% verwerkt payroll via mail of papier, zachtere HR-processen halen 20 tot 25%. kmoinsider.be
• Acerta, KMO Werkbarometer mei 2026 (n=308 kmo's, 5 tot 100 medewerkers): net geen 23% plant investering in digitalisering of automatisering van HR-processen, 55,6% verwacht efficiëntiewinst door AI, 52,5% wil aanwerven. zigzaghr.be
• RSZ, administratieve instructies 2026/3: solidariteitsbijdrage bij nalatigheid Dimona van €3.674,09 per werknemer in 2026, verminderd met de al verschuldigde bijdragen. socialsecurity.be
• FOD WASO, sanctieniveaus en opdeciemen: niveau 4 is €3.000 tot €35.000 administratief en €6.000 tot €70.000 strafrechtelijk. werk.belgie.be
• Exact, features en prijzen: €7,90 per medewerker per maand excl. btw met minimale afname van 5 medewerkers (NL-prijspagina). exact.com
• Exact Officient, Belgische prijspagina: calculator geeft 30 medewerkers = €237 per maand; licentie start aan €208,5 per maand; itsme-creditbundels van 30 credits (€180) tot 500 credits (€2.200). exact.com
• Exact, trust en certifications: de ISO 27001-scope dekt "Exact Group shared services and the product weclapp"; Officient staat niet in de gepubliceerde scope. exact.com
• Officient marketplace: benoemde connectoren met Acerta Connect, My Liantis, Partena, Securex, SD Worx, Group S en kleinere secretariaten. marketplace.officient.io
• Personio Community, april 2023: "it is not yet possible to create an integration between Personio and SD Worx". community.personio.com
• Personio, pricing en persbericht 22 april 2026: geen publieke tarieven, minimum looptijd 12 maanden, eenmalige setup fee; 16.000 klanten en meer dan 1,5 miljoen medewerkers in Europa; overname van aurio. personio.com
• Factorial, pricing en trust center: vanaf $8 per gebruiker per maand (USD), modules apart zonder publieke prijs; ISO/IEC 27001:2022, SOC 2 Type 2. factorialhr.com
• tech.eu, 3 juni 2026: Factorial haalt $150M Series D op bij $2,5 miljard waardering; 16.000+ bedrijven in 90+ landen. tech.eu
• HiBob, security en MCP: ISO 27001:2022 en ISO 27018:2019, AWS Ierland met Frankfurt als backup; MCP-server waarmee clients data opvragen en acties uitvoeren. hibob.com
• BambooHR, pricing: Core $10, Pro $17 en Elite $25 per medewerker per maand; vast tarief vanaf $250 onder 25 medewerkers; payroll alleen voor de VS. bamboohr.com
• Shapes, pricing: Core €8 en Plus €12 per seat per maand, jaarlijks gefactureerd, met minimumabonnement; surveys, performance, compensation en goals als aparte add-ons. shapes.co
• Deel, HR-productpagina en pricing: EOR $599 per medewerker per maand; AI-agents als betaalde add-on. deel.com
• AFAS België: zes standaard interfaces met Acerta, Group S, SD Worx (eBlox), Partena (ExpertSalary), Liantis (Hora) en Attentia (Dots); mechanisme is periodieke elektronische bestandsuitwisseling; prijzen niet publiek. afas.be
• Protime: opgericht 1995, dochter van de SD Worx-groep sinds 2011; zeven benoemde loonpartners. protime.eu
• Strobbo: op 6 augustus 2018 overgenomen door Protime; automatische Dimona's en digitale contracten vanaf het Flexi-plan; geen publieke abonnementsprijzen. strobbo.com
• Shyfter, prijzen en loonpartners: vier tiers van €39, €59, €89 en €129 per maand met 15% korting bij jaarbetaling; benoemde loonpartners; twee optionele Dimona-boosters. shyfter.com
• Shiftbase, tarieven en koppelingen: publieke plannen met een basisbedrag plus een tarief per extra medewerker; SD Worx is het enige Belgische secretariaat in de payroll-lijst. shiftbase.com