Qu'est-ce qu'une déclaration Dimona ?
La Dimona (Déclaration Immédiate / Onmiddellijke Aangifte) est le système électronique par lequel tout employeur, dans le secteur public comme privé, déclare l'entrée ou la sortie de service d'un collaborateur à l'ONSS (Office National de Sécurité Sociale), comme l'ONSS l'explique lui-même dans sa page sur la Dimona et le registre du personnel (consulté en 2026). Sans déclaration Dimona valable, un collaborateur n'est formellement pas déclaré, quoi qu'indiquent votre contrat ou votre logiciel SIRH.
À retenir : la Dimona n'est pas une formalité RH à côté du reste. C'est le maillon légal qui transforme un recrutement en occupation enregistrée.
Quand faut-il introduire la Dimona ?
- Entrée en service : avant que le collaborateur ne commence effectivement à travailler, pas après.
- Sortie de service : au plus tard le premier jour ouvrable suivant la sortie effective.
Ces délais figurent tels quels dans les instructions administratives DmfA 2026/2 relatives aux obligations Dimona, avec les règles de modification et d'annulation d'une déclaration.
Ce "avant le premier jour de travail" est précisément là où cela dérape en pratique : un contrat est signé, la date de début change, ou la déclaration reste bloquée entre les RH et le secrétariat social, et elle arrive trop tard.
Que coûte une déclaration Dimona tardive ou manquante ?
L'ONSS prévoit trois types de sanctions en cas de déclaration Dimona tardive ou manquante :
- Une cotisation de solidarité : elle équivaut à trois fois les cotisations de base sur le revenu minimum mensuel moyen garanti, avec un minimum légal indexé sur l'indice santé. Pour 2026, ce minimum s'élève à 3.674,09 EUR par travailleur, selon les instructions ONSS sur la cotisation de solidarité pour absence de déclaration Dimona. Attention au mot minimum : il s'agit d'un plancher, pas d'un tarif fixe. Le montant est diminué des cotisations déjà dues pour les prestations effectives et peut être adapté au prorata en cas de prestations à temps partiel si vous pouvez démontrer l'impossibilité matérielle de prestations à temps plein.
- Des amendes administratives, en plus de la cotisation de solidarité.
- Des sanctions pénales en cas d'infractions répétées ou manifestes.
À retenir : une Dimona oubliée n'est pas une note de bas de page comptable. C'est une sanction qui atteint rapidement plusieurs milliers d'euros par travailleur.
Dimona vs. DmfA : différentes, et liées
La Dimona et la DmfA sont souvent confondues, alors qu'elles couvrent un moment différent :
| Dimona | DmfA | |
|---|---|---|
| Quoi | Déclaration immédiate d'entrée et de sortie de service | Déclaration trimestrielle des rémunérations et du temps de travail |
| Quand | Avant le premier jour de travail (ou le premier jour ouvrable après la sortie) | Par trimestre, après les prestations |
| Pourquoi | Ouvre et clôture formellement l'occupation | Rapporte ce qui s'est passé pendant cette occupation |
La Dimona ouvre formellement l'occupation ; la DmfA rapporte ensuite ce qui s'y est déroulé. Votre secrétariat social traite les deux, mais les données doivent arriver correctement et à temps pour qu'il puisse les déposer, et c'est précisément là que les logiciels SIRH jouent un rôle. Plus sur ce flux de données dans automatiser la paie.
Comment Peepel s'y prend
Un logiciel RH classique (niveau 2-3 : system of record / system of workflow) enregistre les données de recrutement et laisse ensuite un collaborateur RH les réencoder ou les transmettre au secrétariat social. Peepel travaille au niveau 4 : system of execution : sur le formulaire de contrat ou de personnel, vous activez l'option Dimona, et Peepel compose la déclaration à partir des données déjà présentes puis l'envoie à votre secrétariat social. Le secrétariat la dépose auprès de l'ONSS, et Peepel suit ensuite le verdict de l'ONSS, afin que vous voyiez si la déclaration a été acceptée. Vous ne réencodez donc rien et vous ne devez pas aller vérifier dans un second système si cela a fonctionné.
Deux points que nous formulons volontairement avec précision. Premièrement : ce n'est pas un bouton invisible. Pour les employés et les ouvriers, vous indiquez vous-même si une Dimona doit partir, et les étudiants jobistes, par exemple, sont déclarés jour par jour. Deuxièmement : Peepel n'effectue pas la déclaration lui-même auprès de l'ONSS, cela reste votre secrétariat social.
Pour quels secrétariats est-ce disponible ? Aujourd'hui pour une partie des secrétariats sociaux. Si vous travaillez avec un autre, la Dimona est réalisée du côté de votre secrétariat et non envoyée par Peepel. Demandez-nous simplement si le vôtre en fait partie.
Forts de notre propre expérience en payroll tech, nous avons vu combien d'étapes manuelles et sujettes aux erreurs séparent généralement un contrat signé d'une déclaration Dimona correcte : chaque réencodage est une occasion de déclaration tardive ou erronée. Faire partir la déclaration des données qui existent déjà supprime exactement ces étapes. À quoi cela ressemble pour une entrée en service complète, c'est décrit dans automatiser l'onboarding.
À quel niveau se situent vos RH ?
Un test simple : quand un nouveau collaborateur démarre, quelqu'un doit-il réencoder des données dans un second système, puis y vérifier si la déclaration a été acceptée ? Si oui, vous êtes au niveau 2 ou 3 (organiser). Si la déclaration part des données que vous avez déjà et que le résultat vous revient sans devoir regarder ailleurs, vous êtes au niveau 4 (exécuter).
Si vous cherchez une plateforme qui fonctionne à ce quatrième niveau, le meilleur logiciel SIRH en Belgique 2026 compare les options pour le marché belge.
Envie de voir à quoi cela ressemble en pratique ?
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Pour aller plus loin : Automatiser l'onboarding · Automatiser la paie · Meilleur logiciel SIRH Belgique 2026 · Digitaliser les processus RH
