Qui recherche « migration SIRH » a généralement déjà pris sa décision. La question n'est plus de savoir si l'on change, mais ce qui vous attend. Cette page le décrit sans langage marketing : quelles données se déplacent, sous quelle forme, qui fait quelle étape, et où cela pose problème dans la pratique.
Un chiffre pour commencer, car il met le doigt exactement là où ça fait mal. Dans le 27e rapport HR Systems Survey de Sapient Insights Group - 3 318 organisations, enquête menée en mai-juin 2024 - plus d'un quart des organisations n'a pas atteint ses attentes d'implémentation, et 23% n'a pas atteint ses attentes d'adoption. Dans le même temps, seulement 7% consacre les 20% de budget projet recommandés au changement et à l'accompagnement, alors que 91% déclare faire de la conduite du changement (Sapient Insights Group, 2024).
Mettez ces deux chiffres ensemble et vous obtenez l'essentiel de cet article : les migrations RH échouent rarement sur l'import. Elles échouent sur ce qui ne va pas après l'import.
Combien de temps dure une migration vers un nouveau logiciel SIRH ?
Deux chiffres, et l'écart entre les deux est là où la plupart des plannings de projet se cassent la figure.
Le transfert lui-même représente une à deux semaines de travail. C'est le temps entre la remise des données et un environnement Peepel où vos dossiers du personnel, contrats et soldes de congés sont corrects. Plus votre point de départ est propre, plus vous êtes proche d'une semaine ; plus il y a d'exceptions et de compteurs qui ne correspondent pas, plus vous êtes proche de deux.
La mise en production tombe le 1er d'un mois de paie. C'est une convention de processus. Concrètement, cela signifie que le calendrier détermine votre date de démarrage : si vous signez à la mi-septembre, votre premier run de paie via Peepel se fera en octobre.
Point clé : le travail représente une à deux semaines, le délai avant le premier run de paie est fixé par le mois de paie. Un fournisseur qui promet une « mise en production en deux semaines » sans préciser laquelle des deux mesures - demandez toujours laquelle.
Les modules IA sont indépendants de ce calendrier de paie. L'assistant RH, les enquêtes collaborateurs et les évaluations de performance fonctionnent dès que votre environnement est en place, même si la connexion à la paie n'est pas encore entièrement configurée. Seul l'envoi des prestations vers votre secrétariat social attend cette connexion.
Que récupère-t-on de votre ancien système, et sous quelle forme ?
Cela dépend d'où vous venez. En Belgique, la voie principale passe par votre secrétariat social.
Voie 1 : via votre secrétariat social (le standard en Belgique)
Vos données de paie se trouvent chez votre secrétariat social, et c'est la source la plus fiable dont vous disposiez : ce sont les données sur lesquelles vos salaires sont déjà calculés aujourd'hui. Peepel les récupère via la connexion. Ce qui est transféré :
- Vos dossiers du personnel - les données personnelles et d'adresse sur lesquelles repose votre paie
- Les contrats - salaire, régime de travail, horaire, type de contrat, commission paritaire
- Les avantages fixes - chèques-repas, éco-chèques, voiture, indemnité téléphone et internet, assurance groupe
- Votre structure organisationnelle - départements, centres de coûts, lieux de travail
- Les soldes de congés - ce que chaque collaborateur a aujourd'hui
- Les fiches de paie passées
En résumé : tout ce sur quoi repose votre paie aujourd'hui est transféré. Vous ne devez rien retaper d'un ancien système.
Voie 2 : depuis votre SIRH existant
Si vous venez d'Officient, Personio ou d'un autre SIRH, Peepel se charge de l'import en concertation avec vous.
Un accord est important ici : après une certaine date, plus personne ne travaille dans l'ancien système. Ce que vous enregistrez encore dans votre ancien outil après cette date n'est pas repris. Vous convenez donc d'une date de coupure, après quoi Peepel récupère l'état final.
Ce que vous devez encore fournir vous-même
Une catégorie ne vient automatiquement de nulle part : les congés déjà approuvés pour une date future. Cela figure dans votre ancien système comme une demande, et cela doit se trouver dans Peepel avant le départ du premier run de paie - sinon ces jours manqueront dans les prestations. Peepel les récupère via un export lorsque c'est possible, et les prépare manuellement sinon.
Point clé : en Belgique, votre secrétariat social est la source de vérité pour les données de paie. Votre ancien outil RH fournit ce qui n'y figure pas : les jours de congé futurs, et les données souples comme les équipes et les actifs.
Que devient la connexion avec votre secrétariat social ?
Votre secrétariat social reste votre secrétariat social. Peepel ne remplace pas le moteur de paie et ne reprend pas les déclarations légales - le calcul du salaire, le précompte professionnel, la DmfA et la Dimona restent là-bas. Peepel devient la couche où se fait le travail RH, et fournit mensuellement les prestations.
La connexion elle-même est mise en place par votre gestionnaire de dossier au secrétariat, avec Peepel. Ils veillent à ce que chaque type de congé, chaque élément de salaire et chaque note de frais soit transmis exactement comme votre secrétariat l'attend.
Cela ressemble à un détail, et c'est l'étape où une migration s'arrête si elle n'est pas terminée. Un congé mal connecté disparaît silencieusement : le jour est approuvé dans le système et n'arrive jamais chez votre secrétariat. C'est précisément pour cela que Peepel et votre gestionnaire de dossier prennent ce travail en charge pour vous.
Point clé : Peepel alimente le moteur de paie, il ne le remplace pas. La responsabilité du calcul du salaire et des déclarations légales reste chez votre secrétariat social.
Pour en savoir plus sur cette répartition des rôles : automatiser le traitement de la paie et automatiser la déclaration Dimona.
Qui fait quoi ?
Le principe de départ : Peepel réalise la migration. Vous ne recevez pas de liste de devoirs avec des formats d'export et des noms de colonnes.
| Étape | Peepel | Vous | Secrétariat social |
|---|---|---|---|
| Mise en place de la connexion avec le secrétariat | Construit et teste | - | Donne l'accès et confirme les codes |
| Récupération et chargement des données | Exécute | Indique la source | Fournit les données de paie |
| Transmission correcte des types de congés | Exécute | Confirme les types de congés utilisés | Confirme les codes |
| Contrôle des données avant mise en production | Fournit l'aperçu | Valide | - |
| Congés futurs | Prépare | Confirme la liste | - |
| Invitation des collaborateurs | Prépare | Envoie et communique | - |
| Première transmission des prestations | Exécute et vérifie | Approuve | Traite |
De votre côté, le responsable RH suffit. Vous n'avez besoin ni de projet IT, ni de comité de pilotage, ni de consultant externe. La seule étape qui vous incombe réellement est de valider le contrôle des données, et c'est volontaire : vous êtes le seul à savoir si ces 22 jours de congé sont corrects.
C'est aussi ce à quoi renvoie le chiffre de Sapient cité plus haut. Si plus d'un quart des implémentations n'atteint pas ses attentes et que près d'un quart rate son adoption, la conclusion logique n'est pas « plus de gestion de projet ». C'est : mettez moins de travail sur le client, et laissez au client la seule étape qui demande vraiment une connaissance du métier - ces données sont-elles correctes ?
Pourquoi le passage tombe le 1er d'un mois de paie
Peepel démarre avec une coupure nette le 1er d'un mois de paie. À partir de ce moment, il n'y a plus qu'un seul système dans lequel on enregistre.
C'est une convention de processus. Deux systèmes qui tournent en même temps signifient deux endroits où une demande de congé peut arriver, deux compteurs de congés qui divergent, et en fin de mois une réconciliation dont plus personne ne sait quelle version est correcte. La confusion que vous voulez éviter est précisément celle que crée une période parallèle.
Concrètement :
- Votre mois de paie se termine dans votre ancienne configuration, complet et clôturé
- Le 1er du mois suivant est le premier jour où l'on enregistre dans Peepel
- La première transmission des prestations part à la fin de ce mois
Point clé : une date de coupure convenue, un seul système, un seul compteur de congés. La clarté est la raison.
Vous voulez voir ce que cela signifie pour votre organisation ? Réservez une démo de 30 minutes - nous passerons concrètement en revue votre système actuel et votre calendrier de paie.
Qu'est-ce qui pose typiquement problème lors d'une migration RH ?
Presque jamais l'import lui-même. Les imports réussissent. Ce qui pose problème, vous le remarquez un mois plus tard - et cela prend alors l'apparence d'un problème RH ordinaire qui masque son origine liée à la migration.
Voici les quatre moments où vous le ressentez.
1. La première fiche de paie n'est pas correcte
Quelqu'un est payé avec trois jours de congé en moins, ou ses chèques-repas n'y figurent pas. C'est le grand classique, et c'est aussi le plus coûteux : votre collaborateur le remarque avant vous, et votre confiance dans le nouveau système s'effondre immédiatement.
C'est pourquoi il y a un moment du parcours qui n'est jamais sauté : le contrôle des données avant la mise en production. Vous recevez un aperçu de tous les dossiers, contrats et soldes de congés tels qu'ils figurent dans Peepel, et vous validez. Vous êtes le seul à savoir si ces 22 jours sont corrects.
2. Un congé approuvé a disparu
Votre collaborateur a réservé ses vacances d'octobre en juin. Votre ancien système le sait, le nouveau non - et le run de paie d'octobre ne le sait donc pas non plus.
C'est la seule catégorie qui ne vient automatiquement de nulle part. Peepel récupère ces jours quand c'est possible et les prépare manuellement sinon, mais c'est vous qui confirmez la liste.
3. Le mauvais type de congé
Le congé n'est pas une notion univoque en Belgique. Le congé de naissance payé par l'employeur diffère du congé de naissance via la mutuelle. Le congé parental relève en partie de l'employeur et en partie d'un compteur. Chaque secrétariat social attend que ce soit fourni à sa manière.
Les logiciels RH classiques vous montrent cette liste complète et vous laissent choisir vous-même. C'est précisément là que naît l'erreur : votre responsable RH n'est pas un spécialiste de la paie, et ne doit pas l'être.
Peepel résout cela en coulisses. Votre collaborateur demande simplement un congé parental de X à Y. Peepel le scinde lui-même correctement et le transmet comme votre secrétariat l'attend. La liste de choix que voit votre équipe est volontairement plus courte que la réalité qui se cache derrière.
C'est la différence entre un logiciel qui organise votre travail et un logiciel qui l'exécute. Un system of workflow vous donne la liste de choix. Un system of execution connaît la règle et l'applique.
4. Personne ne l'utilise
L'échec le plus silencieux, et le plus fréquent. Le système est là, les données sont correctes, et trois mois plus tard la moitié de votre équipe envoie encore sa demande de congé par mail.
C'est la faille que révèle Sapient : 91% des organisations déclarent faire de la conduite du changement, 7% y consacrent un budget. Une seule annonce le jour de la mise en production n'est pas un plan d'adoption. Prévoyez une courte présentation par équipe et un point de contact clair le premier mois - c'est l'assurance la moins chère de tout le parcours.
Point clé : une migration échoue rarement techniquement. Elle échoue sur une fiche de paie erronée, un congé disparu, ou une équipe qui n'utilise tout simplement pas le nouveau système. Demandez à votre fournisseur qui gère ces trois-là.
Que faites-vous de votre ancien système ?
Deux questions qui reviennent toujours, et la réponse est la même pour les deux : pas de précipitation.
Votre ancien outil RH. Ne le résiliez pas avant que votre premier run de paie via Peepel se soit correctement déroulé. Notre motivation est économique : un mois de chevauchement dans votre abonnement coûte bien moins cher que la seule situation où vous en auriez encore besoin. Vous n'y travaillez plus - vous le gardez juste un moment comme référence.
Vos archives. Pour les documents, la Belgique impose une obligation de conservation qui va plus loin que ce qu'un logiciel SIRH doit afficher. Notre règle est simple : conservez vos archives existantes comme archives. C'est la voie la plus sûre à chaque changement de système, même si vous n'alliez pas vers Peepel.
Pour le reste, peu de choses ne peuvent pas être transférées. Plus votre configuration actuelle est spécifique, plus nous l'examinons avec attention - champs propres, catégories propres et structures particulières sont repris. Ce qui a du sens de transférer dans votre cas sera abordé lors de la démo.
À quel niveau se situe votre RH ?
Une migration est un bon moment pour déterminer où vous voulez aller. Quatre questions, et votre premier « oui » est votre niveau :
- Votre RH vit-elle dans Excel, les mails et les dossiers ? Vous êtes alors au niveau 1 : Manuel.
- Avez-vous un seul endroit où se trouvent toutes les données du personnel, mais faites-vous encore chaque tâche vous-même ? C'est le niveau 2 : System of Record - le SIRH classique.
- Les demandes et approbations circulent-elles automatiquement, mais cliquez-vous encore partout ? C'est le niveau 3 : System of Workflow.
- Donnez-vous une instruction et le travail est-il fait ? C'est le niveau 4 : System of Execution - le RH agentique.
Le saut que font la plupart des entreprises lors d'une migration est du niveau 2 au niveau 3. Le saut qui supprime réellement le travail est celui vers le niveau 4. Et c'est la raison pour laquelle il ne faut pas traiter une migration comme un déménagement des mêmes cartons vers une nouvelle maison : si vous migrez du niveau 2 vers le niveau 2, vous avez investi deux semaines de travail dans le même travail.
Pour en savoir plus : qu'est-ce que le RH agentique et RH agentique vs SIRH traditionnel.
Vous envisagez de changer ?
Une démo de 30 minutes est le moyen le plus rapide de voir si votre configuration actuelle est migrable et ce que cela implique dans votre situation.
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Peepel est un logiciel RH agentique dont le siège est à Gand. Certifiée ISO 27001, conforme au RGPD, données hébergées dans l'UE. Plus d'informations sur notre page de confiance et à propos de nous.
