Combien de fichiers Excel font tourner vos RH ?
Dans la plupart des PME, « les RH dans Excel », c'est une collection de tableurs. Faites le compte :
- Liste du personnel avec données de contrat, dates d'entrée et de fin
- Aperçu des congés avec les soldes par collaborateur
- Planning de qui travaille quand, en télétravail ou absent
- Liste des assets : quel ordinateur portable, GSM ou badge se trouve chez qui
- Liste de la flotte : voitures de société, cartes carburant, contrats de leasing et qui roule avec quelle voiture
- Aperçu des contrats avec type, période d'essai et date de fin par collaborateur
- Modèle de note de frais que chaque collaborateur remplit et transmet
- Modèle d'évaluation par collaborateur, avec scores et accords
- Résultats d'enquêtes que quelqu'un exporte et rassemble dans un onglet
- Checklists : une checklist d'onboarding par nouvel arrivant, une checklist d'offboarding par départ, plus une liste de tâches annuelles et récurrentes
Chaque fichier fonctionne séparément. Le problème se situe entre les fichiers. Un nouveau collaborateur touche presque toutes ces listes. Quelqu'un qui part aussi. Et personne ne les synchronise automatiquement.
Dans nos échanges avec des PME belges de 50 à 150 collaborateurs, nous l'entendons sans cesse : une grande partie de ces processus tourne encore sur des tableurs.
La gestion du personnel dans Excel, c'est : tenir toutes les données et tous les processus RH dans des tableurs séparés, que quelqu'un doit synchroniser à la main entre eux et avec le secrétariat social.
À retenir : les RH dans Excel, c'est rarement un seul fichier. C'en est dix, et c'est vous qui faites le lien entre eux.
Que coûtent vraiment les RH dans Excel ?
La licence est gratuite. Le vrai coût se cache dans trois choses que vous ne voyez sur aucune facture.
1. Le temps perdu à ressaisir et à suivre. Un nouveau collaborateur dans Excel, c'est : compléter la liste du personnel, copier un contrat depuis un modèle, faire la déclaration Dimona, noter un ordinateur et un badge, éventuellement attribuer une voiture, adapter le planning, prévenir le secrétariat social et dire au manager ce qui doit être fait. Chaque étape est un endroit où quelque chose s'oublie.
Sur le terrain : chez un client Peepel de plus de 100 collaborateurs, l'administration liée à un nouvel arrivant est passée de 8 heures à 30 minutes. Peepel demande les données directement au nouveau collaborateur, rassemble tout dans un seul dossier et prépare contrat, tâches et matériel pour les personnes qui doivent s'en occuper.
2. Des erreurs que vous ne voyez pas. Les tableurs contiennent presque toujours des erreurs. Le chercheur Raymond Panko a compilé des audits de tableurs réels : les études les plus approfondies ont trouvé des erreurs dans au moins 86 % des fichiers examinés (Panko, 2000). Il s'agit d'un taux d'erreur humaine connu dans le travail répétitif, qui touche aussi les personnes soigneuses. En RH, une cellule erronée, c'est un mauvais solde de congés, un ordinateur qui reste chez un ancien collaborateur ou une note de frais remboursée deux fois.
3. Le risque d'obligations oubliées. En Belgique, chaque entrée en service doit être déclarée à l'ONSS via Dimona, au plus tard au moment où le collaborateur commence. Une déclaration manquée entraîne une sanction du Code pénal social, multipliée par le nombre de travailleurs concernés, et l'ONSS peut imposer une cotisation de solidarité d'au moins 3 464,01 € (montant 2024) (Securex Lex4You). Il en va de même pour les contrats qui arrivent à échéance, les périodes d'essai et les contrats de leasing : s'ils se trouvent dans une colonne, le suivi dépend de quelqu'un qui y pense.
À retenir : le coût des RH dans Excel se cache dans les heures de ressaisie, les erreurs et les échéances oubliées. Les trois augmentent avec chaque collaborateur, chaque voiture et chaque processus en plus.
8 signaux que votre entreprise a dépassé Excel
Si vous en reconnaissez trois ou plus, Excel vous coûte déjà plus qu'un logiciel RH aujourd'hui.
- Vous comptez plus de 50 collaborateurs. Chaque mois apporte des entrées et des sorties, des modifications de contrat, des demandes de congé et des notes de frais. Le volume devient trop important pour être suivi sans erreur à la main.
- Une entrée ou une sortie touche cinq fichiers ou plus. Liste du personnel, contrat, assets, flotte, planning, accès. Lors d'un départ, tout doit être défait dans l'ordre inverse.
- Vous ne savez pas avec certitude quel ordinateur, GSM ou voiture se trouve chez qui. Les listes d'assets et de flotte sont les premières à prendre du retard, parce que personne ne les met à jour quand quelque chose change.
- Congés et planning sont deux listes séparées. Pour savoir qui travaille la semaine prochaine, il faut mettre le fichier des congés et le planning côte à côte.
- Les évaluations se trouvent dans un fichier Excel séparé par collaborateur ou par manager. Vous n'avez aucune vue sur qui a eu son évaluation, quels objectifs ont été fixés et comment quelqu'un évolue au fil des ans.
- L'onboarding et les autres routines passent par une checklist dans Excel. Seule la personne qui tient le fichier sait qui doit faire quoi et ce qui est déjà fait. Il en va de même pour les modèles de notes de frais que quelqu'un doit regrouper et contrôler.
- Vous ne pouvez pas répondre en cinq minutes à une question simple sur vos collaborateurs. Combien de personnes sont parties l'an dernier ? Quels contrats arrivent à échéance ce trimestre ? Quel score a obtenu la dernière enquête de satisfaction par équipe ?
- Toute personne ayant accès au disque voit tout. Un tableur ne connaît pas de droits par collaborateur ou manager et ne garde pas de trace de qui a modifié quoi. Pour des données personnelles sensibles soumises au RGPD, c'est un point faible.
À retenir : le signal le plus fort, c'est le moment où un seul événement, comme un recrutement, vous oblige à mettre à jour plusieurs fichiers à la main.
Excel vs logiciel RH : la différence par domaine
| Domaine | Dans Excel | Dans Peepel |
|---|---|---|
| Dossier du personnel | Éparpillé entre onglets et copies | Un dossier central par collaborateur |
| Congés | Soldes mis à jour à la main dans un aperçu | Demande, approbation et solde dans un seul flux |
| Qui travaille quand | Planning séparé, sans lien avec les congés | Module calendrier avec planning, télétravail et congés dans une seule vue |
| Contrats | Aperçu dans Excel, chaque contrat rédigé à la main | Modèles complétés automatiquement avec les données du dossier |
| Assets | Une liste qui prend du retard | Attribués au collaborateur, récupérés lors du départ |
| Flotte | Liste séparée de voitures, cartes et leasings | Liée au collaborateur et à son dossier |
| Notes de frais | Modèle Excel par collaborateur, regroupé à la main | Soumission, approbation et transmission dans l'app |
| Évaluations | Modèles dans des dossiers par manager | Modèles partagés, historique par collaborateur |
| Enquêtes | Formulaires isolés, résultats dans un tableur | Enquêtes sur vos données RH, résultats par équipe |
| Tâches, checklists et routines | To-do Excel et rappels dans l'agenda de quelqu'un | Checklists d'onboarding, d'offboarding et récurrentes, avec des tâches envoyées automatiquement à la bonne personne |
| Paie / secrétariat social | Envoi et ressaisie à la main | Données transmises via la connexion avec votre secrétariat social |
| Droits d'accès et historique | Qui a le disque voit tout | Droits par rôle et piste d'audit complète |
| Coût | Licence gratuite, payée en heures | 9,50 € par collaborateur par mois, tous les modules |
Qu'est-ce qui change quand tout est au même endroit et connecté ?
Un logiciel RH central, c'est un seul endroit où toutes les données et tous les processus du personnel se rejoignent, et où une modification se répercute automatiquement sur tout ce qui en dépend.
La différence se voit le mieux aux moments qui demandent aujourd'hui le plus de travail :
Un nouveau collaborateur commence. Peepel demande les données directement au nouveau collaborateur, pour que les RH n'aient plus à les ressaisir. Le contrat est complété depuis un modèle, la Dimona fait partie du flux, l'ordinateur et éventuellement la voiture sont attribués, la personne apparaît dans le calendrier et la checklist d'onboarding répartit les tâches entre RH, IT et le manager, avec échéances et rappels.
Quelqu'un demande un congé. Le manager approuve dans l'app, le solde s'adapte et le module calendrier montre immédiatement qui est absent. Le secrétariat social reçoit les bonnes données.
C'est le moment des évaluations. Chaque manager travaille avec le même modèle, l'évaluation arrive dans le dossier du collaborateur et vous voyez d'un coup d'œil quelles évaluations sont encore ouvertes. Vous liez une enquête aux mêmes équipes, pour mettre les résultats à côté du turnover et de l'absentéisme.
Quelqu'un part. L'offboarding montre quel ordinateur, GSM, badge et voiture doivent revenir, quels accès doivent être fermés et ce qui part vers le secrétariat social.
À retenir : centraliser résout le problème de la recherche. Le vrai gain vient du fait que tous les modules sont connectés : un seul événement déclenche les bonnes actions dans les congés, le calendrier, les contrats, les assets, la flotte et la paie.
Connecter vos données RH à l'IA via MCP
C'est la partie impossible dans Excel.
MCP (Model Context Protocol) est un standard ouvert qui permet aux assistants IA comme Claude et ChatGPT de se connecter de façon sécurisée aux logiciels que vous utilisez. Anthropic l'a lancé en novembre 2024 ; OpenAI et Google DeepMind l'ont adopté en 2025, et depuis décembre 2025, il est géré par l'Agentic AI Foundation au sein de la Linux Foundation (Wikipedia).
Peepel dispose d'une connexion MCP. Vous pouvez donc poser directement des questions sur toutes vos données RH à votre assistant IA et créer des automatisations, dans le cadre des droits que vous avez dans Peepel. Quelques exemples :
- « Quels contrats, périodes d'essai et contrats de leasing arrivent à échéance dans les trois prochains mois ? »
- « Quels ordinateurs et voitures sont encore au nom de personnes qui sont parties ? »
- « Quelles évaluations sont encore ouvertes, par manager ? »
- « Mets les résultats de la dernière enquête à côté du turnover par équipe. »
- « Quelles notes de frais attendent une approbation depuis plus d'une semaine ? »
- « Quelles tâches des checklists d'onboarding ont dépassé leur échéance, et chez qui se trouvent-elles ? »
- Un aperçu hebdomadaire pour chaque manager avec les demandes de congé, évaluations et tâches d'onboarding en attente.
Deux choses deviennent ainsi claires, qui restent enfouies dans Excel : les évolutions (comment évolue votre effectif, où le turnover ou l'absentéisme augmente, comment les gens progressent après leurs évaluations) et le suivi (qui doit encore faire quoi, et ce qui arrive bientôt à échéance). Poser une question remplace la construction d'un tableau croisé dynamique.
À retenir : dans Excel, vous gérez des données. Avec Peepel et MCP, vous interrogez ces données et laissez le suivi récurrent tourner automatiquement.
L'approche de Peepel
On peut répartir les logiciels RH en quatre niveaux :
| Niveau | Nom | Ce qu'il fait |
|---|---|---|
| 1 | Manuel | Les RH dans Excel, les e-mails et les dossiers. |
| 2 | System of Record | Toutes les données centralisées, mais vous exécutez encore chaque tâche vous-même. |
| 3 | System of Workflow | Les approbations et le routage sont automatisés, le travail lui-même, vous le faites encore. |
| 4 | System of Execution (RH agentique) | Le logiciel exécute la tâche et demande une approbation là où votre politique l'exige. |
Une PME qui vient d'Excel se trouve au niveau 1. Peepel vous amène au niveau 4 en une seule étape. Les logiciels RH sont restés bloqués à organiser le travail. Le logiciel RH agentique l'exécute.
Passer d'Excel à un logiciel RH : comment ça se passe ?
La transition va plus vite que ce que la plupart des PME imaginent. Chez Peepel, un onboarding standard prend environ deux semaines :
- Importer les données. Vos fichiers Excel existants pour le personnel, les congés, les assets et la flotte servent de base. Tout ce qu'ils contiennent est repris.
- Mettre en place les modèles. Vos modèles de contrat et d'évaluation existants sont intégrés dans Peepel, pour être complétés automatiquement.
- Connexion avec votre secrétariat social. Les données de paie passent désormais par la connexion.
- Formation des RH et des managers. Les collaborateurs ont accès à leurs propres données, demandes et notes de frais.
Pour en savoir plus, lisez notre guide sur la migration SIRH.
À quel niveau se situent vos RH ?
Répondez à chaque question par oui ou non. Votre premier « oui » est votre niveau.
- Vos données du personnel, congés, assets et évaluations se trouvent-ils surtout dans Excel, les e-mails et des dossiers ? Niveau 1
- Tout est centralisé, mais exécutez-vous encore chaque tâche vous-même ? Niveau 2
- Les approbations sont-elles automatiques, mais cliquez-vous encore sur chaque étape ? Niveau 3
- Donnez-vous une instruction et le travail est-il exécuté, avec approbation si nécessaire ? Niveau 4
Prêt à laisser vos fichiers Excel derrière vous ?
Découvrez dans une courte démo comment rassembler congés, planning, contrats, assets, flotte, notes de frais, évaluations et checklists, aujourd'hui dans des Excel séparés, dans un seul logiciel RH connecté, avec la connexion à votre secrétariat social et l'IA via MCP.
À lire aussi :
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Sources
- Panko, R. R., "Spreadsheet Errors: What We Know. What We Think We Can Do" (2000). https://arxiv.org/abs/0802.3457
- Securex Lex4You, "Sancties en gevolgen voor de RSZ-bijdragen bij gebrek aan aangifte". https://www.securex.be/nl/lex4you/werkgever/themas/verplichtingen-werkgever/dimona-aangifte/sancties-en-gevolgen-voor-de-rsz-bijdragen-bij-gebrek-aan-aangifte
- Securex Lex4You, "Dimona - sociale inspectie en federaal sociaal strafrecht". https://www.securex.be/nl/lex4you/werkgever/themas/sociale-inspectie-en-sancties/sociale-inspectie-en-federaal-sociaal-strafrecht/dimona
- Wikipedia, "Model Context Protocol". https://en.wikipedia.org/wiki/Model_Context_Protocol
